Unser Ablauf — von der Anfrage zur Betreuungskraft in 5–7 Werktagen

Wie lange dauert die Vermittlung einer 24-Stunden-Betreuungskraft?

In der Regel ist die Betreuungskraft 5 bis 7 Werktage nach dem kostenlosen Erstgespräch vor Ort. Bei dringendem Bedarf — etwa einer kurzfristig angekündigten Entlassung aus dem Krankenhaus — organisieren wir die Anreise in 3 bis 4 Tagen. Ein Aufpreis entsteht für die schnelle Vermittlung nicht. Was den Ablauf am stärksten beschleunigt, sind drei früh vorliegende Angaben: Pflegegrad oder beantragter Pflegegrad, Mobilität und Hilfebedarf, und die Wohnsituation mit einem eigenen Zimmer für die Betreuungskraft.

Wie schnell kann die Betreuung nach einer Krankenhausentlassung starten?

Bei einer kurzfristig angekündigten Entlassung organisieren wir die Anreise in 3 bis 4 Tagen — ohne Aufpreis für die schnelle Vermittlung. Rufen Sie an, sobald der Entlasstermin absehbar ist: der Entlassbericht des Krankenhauses genügt uns als Beschreibung des Hilfebedarfs, ein bereits erteilter Pflegegrad ist hilfreich, aber keine Bedingung. Fehlt er noch, kann die Betreuung starten, während der Antrag läuft. Bis zur Anreise brauchen wir von Ihnen nur das eigene Zimmer für die Betreuungskraft und eine erreichbare Ansprechperson in der Familie.

Welche Unterlagen brauchen wir vor dem Start?

Für die Vermittlung selbst genügt wenig — die Formalitäten übernehmen wir und das entsendende Partnerunternehmen. Hilfreich und meist ausreichend sind: der Bescheid der Pflegekasse über den Pflegegrad (oder der gestellte Antrag), eine kurze Beschreibung des Hilfebedarfs — gern der Entlassbericht des Krankenhauses —, die Medikamentenliste, vorhandene Vollmachten oder Betreuungsverfügungen sowie die Kontaktdaten der Ansprechperson in der Familie. Fehlt der Pflegegrad noch, ist das kein Hindernis: die Betreuung kann starten, während der Antrag läuft.

Was sollten Sie vor der Anreise vorbereiten?

Die wichtigste Vorbereitung ist ein eigenes, abschließbares Zimmer mit Bett, Schrank und Fenster; das Bad darf mitbenutzt werden. Dazu: WLAN oder Telefonanschluss, ein Hausschlüssel, ein aktueller Medikamentenplan, die Kontaktdaten von Hausarzt und ambulantem Pflegedienst sowie eine erreichbare Ansprechperson in der Familie. Wer die Punkte vorab klärt, verkürzt den Start spürbar.

Die vollständige Liste der Voraussetzungen im Haushalt steht auf der Leistungsseite.

Was passiert am Anreisetag — Tag null?

Die Betreuungskraft reist an, wird von der Familie im Haushalt empfangen und lernt die betreute Person kennen. Danach gehen Sie gemeinsam den Alltag durch: Tagesablauf und Gewohnheiten, Essenszeiten und Vorlieben, Medikamentenplan, Wege in der Wohnung, wichtige Telefonnummern. Wir bleiben in dieser Phase eng dran — Rückfragen in den ersten Tagen sind normal und ausdrücklich erwünscht.

Wie oft wechselt die Betreuungskraft? Der Turnuswechsel

In der Regel etwa alle zwei Monate. Eine Betreuungskraft bleibt nicht dauerhaft ohne Unterbrechung im Haushalt — sie arbeitet im Turnus und fährt zwischendurch nach Hause. Den konkreten Rhythmus legt nicht die Agentur fest, sondern der Dienstleistungsvertrag mit dem entsendenden Partnerunternehmen; er richtet sich nach der jeweiligen Betreuungskraft und nach Ihrer Situation und kann deshalb abweichen — wir sagen Ihnen das vor Vertragsschluss verbindlich. Den Wechsel stimmen wir rechtzeitig mit Ihnen ab: der Termin steht in der Regel Wochen vorher fest, Sie erfahren ihn nicht am Tag der Abreise. Die Informationen zum Haushalt — Tagesablauf, Essgewohnheiten, Medikamentenplan, Vorlieben und Besonderheiten — gehen an die nachfolgende Kraft weiter, damit sie nicht bei null anfängt. Wo es möglich ist, arbeiten wir mit einem festen Wechselpaar: dieselben zwei Betreuungskräfte lösen einander ab, sodass beide Seiten einander kennen. Von Ihrer Seite braucht es zum Wechseltag wenig: das hergerichtete Zimmer mit frischer Bettwäsche, den Hausschlüssel und eine erreichbare Ansprechperson in der Familie.

Wie organisieren wir die Betreuung über Weihnachten und den Jahreswechsel?

Die Betreuung läuft auch an Feiertagen weiter. Weil viele Betreuungskräfte Weihnachten und Silvester gern bei ihrer Familie in Polen verbringen und Sie zur selben Zeit Besuch erwarten, planen wir den Turnus rund um die Feiertage früher als sonst — sprechen Sie uns möglichst im Herbst an. Zwei Varianten sind üblich: die Betreuungskraft bleibt über die Feiertage und der Wechsel liegt davor oder danach, oder der Wechsel findet bewusst zwischen den Jahren statt. Was besser passt, entscheiden Sie; wir stimmen es mit dem entsendenden Partnerunternehmen ab. Ob für Feiertage eine gesonderte Vereinbarung gilt, steht im Dienstleistungsvertrag — Sie erfahren es vorher, nicht im Dezember.

Was passiert, wenn die Betreuungskraft krank wird?

Dann organisieren wir Ersatz — Sie müssen nicht selbst suchen. Der Weg ist immer derselbe: Sie melden den Ausfall bei Ihrem festen deutschsprachigen Ansprechpartner, wir klären mit Ihnen, ob es um wenige Tage oder um einen längeren Ausfall geht, und melden den Fall beim entsendenden Partnerunternehmen, das die Ersatzkraft auswählt und entsendet. Sie erfahren vorher, wer kommt; die Übergabe läuft wie beim regulären Turnuswechsel. Ist eine Lücke von wenigen Tagen zu überbrücken, prüfen wir mit Ihnen die Verhinderungspflege der Pflegekasse. Die Organisation von Wechsel und Ersatzkraft ist in der monatlichen Betreuungspauschale enthalten, ebenso Ihr fester Ansprechpartner, der den Fall bereits kennt. Genau dafür gibt es die Pauschale: nicht für einen Vorgang, sondern für die laufende Absicherung des Verhältnisses.

Wie kommt die Betreuungskraft an — und wer holt sie ab?

Die Anreise organisiert das entsendende Partnerunternehmen, in der Regel mit Bus oder Bahn aus Polen. Sie erfahren vor der Abreise, wann und wo die Betreuungskraft ankommt, und wir klären verbindlich mit Ihnen, wer sie am Ankunftsort abholt — die Familie, ein Nachbar oder ein Taxi. Planen Sie diesen Punkt nicht erst am Ankunftstag: Ankünfte liegen häufig am Wochenende oder am Abend, und eine Betreuungskraft, die nach langer Fahrt an einem fremden Bahnhof steht, ist der denkbar schlechteste Beginn. Halten Sie für den ersten Abend etwas zu essen bereit, zeigen Sie ihr zuerst ihr eigenes Zimmer und das Bad, und geben Sie ihr das WLAN-Passwort — die meisten möchten zu Hause Bescheid geben, dass sie gut angekommen sind. Alles Weitere hat Zeit bis zum nächsten Morgen.

Wie organisiere ich die Betreuung, wenn ich weit entfernt wohne?

Sie müssen für die Organisation nicht vor Ort sein. Erstgespräch, Bedarfsermittlung, Personalvorschlag und Vertragsunterlagen laufen telefonisch und per E-Mail — auch aus mehreren hundert Kilometern Entfernung oder aus dem Ausland. Was Sie aus der Ferne nicht ersetzen können, ist die Person vor Ort am Anreisetag: Jemand muss die Betreuungskraft in Empfang nehmen, die Wohnung zeigen und den Schlüssel übergeben. Das kann ein Nachbar, eine Nachbarin oder ein Bekannter der Familie sein — es muss nicht die Tochter aus 300 Kilometern sein. Danach ist der Alltag telefonisch gut zu führen: ein fester wöchentlicher Anruf zur selben Zeit hat sich bewährt, und Ihr fester deutschsprachiger Ansprechpartner bei uns meldet sich, wenn etwas nicht rundläuft. Genau für diese Konstellation gibt es ihn — damit Entfernung kein Grund ist, die Betreuung nicht zu organisieren.

Welche Vollmachten sollten vor dem Start geregelt sein?

Zwingend ist keine bestimmte Vollmacht — aber ohne Vorsorgevollmacht können Angehörige im Ernstfall weder Verträge abschließen noch Auskünfte einholen. Sinnvoll sind vier Dinge: eine Vorsorgevollmacht oder Betreuungsverfügung, eine Patientenverfügung für medizinische Entscheidungen, eine Bankvollmacht für laufende Zahlungen und die Klarheit darüber, wer in der Familie ansprechbar ist. Die Betreuungskraft selbst erhält keine Vollmacht und führt keine Bankgeschäfte. Wir leisten keine Rechtsberatung — bei Unsicherheit hilft die Betreuungsbehörde Ihrer Gemeinde oder ein Notar.

Wie Sie Vollmachten rechtzeitig regeln, lesen Sie im Beitrag Betreuungsvollmacht frühzeitig regeln. Welche Unterlagen darüber hinaus vor dem Start hilfreich sind, steht in den häufigen Fragen.

Wie endet die Zusammenarbeit — bei Heimeinzug oder Todesfall?

Eine Betreuung endet manchmal schneller als geplant: weil ein Heimplatz frei wird, weil sich der Pflegebedarf so verändert hat, dass er zu Hause nicht mehr zu decken ist, oder weil der betreute Mensch verstirbt. Beides ist geregelt, und Sie müssen sich in dieser Situation nicht auch noch um Formalitäten kümmern. Rufen Sie zuerst Ihren festen Ansprechpartner an — auch dann, wenn Sie noch nichts entschieden haben. Wir sagen Ihnen, welche der beiden Kündigungen wann und an wen gehen muss: Der Vermittlungsvertrag mit unserer Agentur und der Dienstleistungsvertrag mit dem entsendenden Partnerunternehmen werden getrennt beendet und haben jeweils eine eigene, im Vertrag benannte Frist. Verstirbt die betreute Person, endet das Betreuungsverhältnis nicht automatisch am selben Tag; maßgeblich sind die Regelungen des jeweiligen Vertrags, die wir mit den Angehörigen zeitnah und ohne Druck durchgehen. Die Abreise der Betreuungskraft organisieren wir mit dem Partnerunternehmen, damit sich die Familie darum nicht kümmern muss.

Was übernimmt die Betreuungskraft nicht?

Medizinische Behandlungspflege — Injektionen, Wundversorgung, Katheter- und Stomaversorgung, das Verabreichen verschreibungspflichtiger Medikamente — bleibt Aufgabe des ambulanten Pflegedienstes. Erlaubt und üblich ist, an die Einnahme zu erinnern und dabei zu unterstützen. Beides parallel zu haben ist der Regelfall.

Ausführlich: die Grenze zur Behandlungspflege. Was die vermittelte Betreuung kostet und was nach Pflegegeld bleibt, zeigt die Kostenseite.

Stand: September 2026. Alle Angaben ohne Gewähr — im Einzelfall mit Pflegekasse, Krankenkasse bzw. Steuerberatung abstimmen.

Fachlich geprüft und verfasst von Margareta Schaffars, Inhaberin der Agentur in Wertheim — in der häuslichen Betreuung seit 2008, eigene Agentur seit 2010.